As Relíquias da Morte ︎◆ Livros

Saiba como foi realizada a entrega mundial de DH

Há alguns dias o site DCVelocity publicou um extenso relatório explicando com detalhes como foi realizada a enorme entrega das cópias de Harry Potter and the Deathly Hallows em todo o mundo. Abaixo você pode ler um trecho da segurança do projeto:

Para o rigoroso lançamento controlado, todos os livros foram empacotados, embrulhados e etiquetados com segurança em mente. Etiquetas, por exemplo, não identificavam os livros, e o embrulho preto opaco dentro de um suporte obscureceu os índices e fez alterações evidentes. Para acrescentar a segurança, foi dito aos motoristas que eles estavam carregando apenas material impresso.

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É bastante curioso ler esse tipo de matéria porque dá para ter uma pequena noção do trabalho e da responsabilidade que um lançamento Potter gera. Para ler a tradução na íntegra, clique em notícia completa.

Thanks, TLC.

HARRY POTTER AND THE DEATHLY HALLOWS
Harry Potter e a mágica da distribuição.

DCVelocity ~ Peter Bradley
05 de setembro de 2007
Tradução: Nathalia Machado

Para milhões de fãs que aguardam o lançamento de Harry Potter e as Insígnias da Morte, o surgimento do livro à meia noite de 21 de julho parece magia. Mas na verdade foi mais do que isso, foi conseqüência de um planejamento cuidadoso e de uma execução perfeita.

Este pode ter sido o maior evento antecipado da história da publicação. Certamente foi o maior lançamento de um livro em um único dia. Para os milhões de fãs que têm acompanhado Harry Potter em sua batalha contra o terrível Lord Voldemort desde os seis livros anteriores; a culminação de tudo – o lançamento do sétimo e o final da série – poderia não vir cedo o suficiente.

Livrarias de várias partes do país ficaram abertas noite adentro em 20 de julho, muitas oferecendo festas celebrativas à medida que aguardavam o lançamento à meia noite de Harry Potter and the Deathly Hallows. Com 24 horas, livreiros, ambos de lojas online e livrarias, têm, coletivamente, vendido 8.3 milhões de cópias do episódio final da descontroladamente popular série da autora J.K. Rowling.

Doze milhões de livros foram distribuídos a tempo para clientes em diversos lugares dos EUA e 29 outros países sobre um pesado esquema de segurança. O divulgador americano Scholastic Inc encarou desafios comparáveis aos enfrentados por Harry e seus amigos na luta contra o mais poderoso bruxo das trevas de todos os tempos. Estes 12 milhões de livros representam o maior projeto de distribuição de um único livro da história da indústria – superando o recorde anterior de 10.8 milhões mantido pelo sexto livro da série, Harry Potter e o Príncipe Mestiço, que foi lançado em 2005. Para milhões de fãs que pré-encomendaram o livro e esperam a chegada destes no sábado de manhã ou esperam estar disposto nas livrarias na madrugada, o fracasso de não ter os livros disponíveis como prometido não é uma opção.

Os livros não foram nem liberados mais cedo para esta questão. Scholastic tomou medidas estritas para assegurar que nenhuma dessas cópias fuja de seu controle. “Quando você pensa sobre o número de pontos expostos, é simplesmente cansativo.”, disse Yablin, vice-presidente de logística global da Scholastic Inc, que tem completa responsabilidade pela distribuição dos livros. “Nós tentamos minimizar o risco tendo os livros fora de lá pelo menor tempo possível.”

Não foi um feito pequeno entregar os livros, transportados por caminhões de carga, camionetas, ferrovia e ar – e em pelo menos um caso, em carro franqueado em Mackinac Island em Michigan, à cavalo e carroça. Mas tudo funcionou no final, disse Yablin. “Todos têm os livros que eram para ser seus.”, ele diz.

Sem ato de mágica
O sucesso da Scholastic não foi ato de magia. Ao contrário, foi planejado cuidadosamente e o esforço na execução da distribuição exigiu colaboração próxima entre os membros do time da companhia de logística e a alma do grupo de carregadores.

O planejamento do projeto começou em janeiro, antes mesmo da Scholastic ter o manuscrito pronto. Internamente na Scholastic o projeto requereu uma ativa coordenação entre membros do corpo administrativo e seus colegas nos mercados, lojas online, serviço ao cliente e manufatura. Yablin indica Ed Swart, diretor de operações, e Francine Colaneri, vice-presidente de manufatura e obtenção como parceiros-chave e membros da equipe.

A colaboração próxima também se estendeu a parceiros da logística da Scholastic: J.B. Hunt, Combined Express, Yellow Trasportation e ActivAir. J.B. Hunt, um dos maiores transportadores do país, transportou a maioria dos livros – cerca de um milhão de cópias. Hunt operou em parceria com a Combined Express, baseada em Bensalem, Pa., companhia de logística e transporte especializada em publicação e transporte de varejo. Yellow Transportation, a maior carregadora em camionetas, manejou os carregamentos domésticos. ActivAir, um expedidor internacional que é especializado em distribuição de livros e revistas, administrou os carregamentos internacionais para 32 destinações em 29 países.

Yablin nota que muitos carregadores da Scholastic são os mesmos que trabalharam na distribuição dos jogos de Harry Potter. Ambos, J.B Hunt e Yellow, por exemplo, estiveram envolvidos nos lançamentos anteriores de Harry Potter. Hunt, de fato, foi capaz de colocar junto o mesmo time para trabalhar no mais recente projeto. E o time da Yellow Transportation foi liderado por Terry Budimlija, diretor de operações para a área de Chicago, que tem realizado a mesma função nos lançamentos anteriores.

Qual é o plano?
Durantes meses conduzindo o projeto, cada um dos carregadores se encontrou com administradores da Scholastic freqüentemente e desenvolveram os planos de distribuição detalhadamente, que deviam ser aprovados. Os carregadores foram aderidos por acordos restritamente confidenciais até que o projeto estivesse completo.

O plano foi baseado em vários fatores, desde a extensão até o transporte, e para carregamentos internacionais, ausência de tarifas alfandegárias. Entre outras questões, carregadores foram aguardados para notificar como eles planejaram o balanço de entrega dos livros o mais cedo possível para os clientes da Scholastic fornecerem seus próprios (ou seus clientes) mercados com a necessidade de manter os livros ocultos o mais longo tempo possível. Eles também tiveram que enviar questões referindo-se a segurança e custos. Yablin, não surpreendentemente, prestou particular atenção aos planos dos carregadores para maximizar a densidade da frota em ordem para minimizar o total de números de carregamentos e o custo de transporte.

Yablin indica o processo de planejamento com a Yellow como um exemplo de como a colaboração recompensa. “A maior diferença dessa vez foi a rara oportunidade dada ao carregador de se sentar à mesa e ajudar a desenvolver o plano de logística.”, ele diz. “Seis meses atrás o líder do time se sentou comigo e me ajudou a maximizar tudo o que poderíamos fazer.”

Contudo, os encontros de planejamento não eram restritos ao chefe do time de carregadores. Mark Calcagni, vice-presidente de vendas da J.B. Hunt para contabilização nacional no noroeste, relata que os encontros mantidos pela Scholastic, Combined Express e Hunt também incluíam os chefes da segurança, manutenção, serviço ao cliente, outro pessoal de Hunt, assim como os chefes de operações em ferrovias e caminhões. “Nós não deixamos ninguém que tem a ver com o plano fora da lista.”, ele diz.

Com um projeto dessa escala, Calcagni explica, Hunt reconhece que isso foi essencial para colocar todas as pessoas a bordo. “Você pode ter toda a tecnologia”, ele diz, “Mas isso se estende aos motoristas e as outras pessoas.” Em particular, Calcagni elogia Steve Keller, chefe sênior de operações de Hunt para projetos especiais, e Larry Koger, diretor dos carregadores da operação e serviço ao cliente, por seus trabalhos no projeto.

Yellow Transportation também faz disso um ponto para incluir pessoas de todas as áreas da organização no processo de planejamento – especialmente seu time de segurança. “Nós os incluímos primeiro para ter certeza de que teremos um bom plano de segurança.”, diz o presidente Maynard Sharka. “É prudente dizer que um projeto como este deva ter a maior segurança.”

Carregando
Assim que a informação sobre o real tamanho e peso do livro se tornou disponível, Scholastic começou o processo de avaliação dos planos de carga. “Então nós poderemos ligar isso a uma fórmula para ver quantos livros poderemos colocar em um caminhão e então reservar sua capacidade.”, Yablin diz. O eventual plano de carga possui 1000 libras (453.6 kg) de peso legal máximo permitido em caminhões.

Contudo, quando isso descende de planos de cargas particulares, os parceiros da logística da Scholastic adquirem muita responsabilidade. Para caminhões de carga cheios, Combined Express – que atuou na terça parte do serviço provedor de logística – trabalhou com Hunt para desenvolver um plano uniforme: cada caminhão de carga deve ser exatamente o mesmo que todos os outros. As cargas uniformes foram compiladas, cada um compactado e embrulhado com um ondulado elevado e atado. “Era um bonito pacote apertado.” Yablin diz. “Nós queríamos projetar um pacote que pudesse mostrar rapidamente se o produto escapou do sistema.”

Antes das portas das carrocerias serem fechadas e seladas, toda carga é fotografada. Yablin elogia Hunt por seu desempenho em executar o plano. “Hunt foi fenomenal.”, ele diz. “Eles não deixaram nenhuma carga cair.”

Para os carregamentos em camionetes, Yellow Tranportation teve o fardo da carga. Do oposto aos projetos anteriores, Scholastic e Yellow concordaram que a carregadora seria responsável pela carga e cuidado com a mesma, o que tornou a Yellow responsável por qualquer divergência na entrega. “Nós trouxemos sua raça e permitimos a eles fazerem o carregamento do jeito que desejam fazer.” Yablin diz. “Nós temos o plano de carga a frente do tempo. Nós sabíamos qual foi a caixa postal fornecida por cada terminal, e nós organizamos o fluxo fora do DC (distrito de Columbia) por terminais e pelas carrocerias.

Transportando
Com a data do lançamento oficial se aproximando, o processo de transportar os livros do estoque para os centros de distribuição controlados pelas principais revendedores como Barnes & Noble, Borders Books, e Amazom ocorrem por vias baixas. J.B. Hunt negocia esses carregamentos, todos em caminhões lotados que transportam diretos dos DCs.

O horário de entrega é baseado nos cálculos de distancia de transporte da Combined Express que saem do estoque. Carregamentos de destinações de maior distância dos estoques são transportados primeiro para entregas em locais com um dia de distância dirigindo dos clientes de DCs.

Hunt trouxe todas as carrocerias em cena para as instalações de suporte das companhias escolhidas para sua forte segurança. “Nós escolhemos lugares que nos sentimos seguros, com segurança 24 horas por dia.” Calcagni diz. “Foi um tipo de operação secreta. Nós manobramos através do nosso fluxo normal, mas nossa vigilância foi diferente.”

No local, Hunt usa rastreadores nos veículos e tecnologia de monitoramento da Terion Inc para fornecer uma barreira geográfica em torno de cada carroceria. “Se uma carroceria se move 10 pés (3.048 metros) fora da barreira, o alarme é disparado.” Yablin diz. “Você não precisará depender do guarda do portão. Antes que ele seja pego, a carroceria poderá ser tirada do caminho.”

Em adição à proteção eletrônica, seguranças pessoais conferem o lacre das carrocerias várias vezes ao dia. Uma vez que os caminhões tocam a estrada, Hunt conta com o sistema de rastreamento via satélite da Qualcomm para disparar mensagens se um caminhão se extraviar de sua rota prescrita.

Ao todo, cerca de 70% das cargas foram movidas inteiramente nas estradas. O restante foi transportado como carregamento intermodal (transportação feita por mais de um tipo de transporte, como trem e caminhão.), com Hunt fornecendo o transporte por carreta e as ferrovias Burlington Northern Santa Fe e Norfolk Southern manobrando o transporte nas linhas de trem. Todas as entregas foram feitas por designação.

“Havia várias peças (para colocar juntas) para fazer esse trabalho.” Calcagni diz. “Esta tacada foi nosso maior sucesso. Nós tivemos essa experiência com quatro livros e tivemos o mesmo time envolvido. Isso foi a chave. Foi Perfeito.”,

O projeto não ficou sem desafios. Um desses para Hunt, por exemplo, foi a utilização de recursos. Como com todos os carregamentos de caminhão, um dos principais interesses de Hunt foi manter o equipamento movendo-se (e produzindo). Mas o tamanho do projeto e a segurança requerida seguraram algumas carrocerias por mais tempo que o usual. “Por causa da programação da produção – com esse volume nós tínhamos que trabalhar muito a frente do tempo, quando nós queremos que o cliente tenha o produto – nós usamos Hunt para armazenamento em trânsito.” Yablin diz.

Cobrindo as bases
Enquanto Hunt manobra os carregamentos em caminhões de carga, Yellow Transportation tem o fardo dos carregamentos em camionetes, que transporta para seus destinos saindo da Scholastic, em Jefferson City, Mo. Carregamentos em camionetes para a costa leste e oeste saem primeiro, seguidas por aquelas lideradas pelas destinações próximas a Jefferson City. Yablin nota que como resultado da evolução do plano, 60% dos carregamentos em camionetes manipulados pelas Yellow eram aptos a se moverem direto para os terminais destinados, evitando manobra intermediaria.

Os carregamentos em camionetes envolveram cerca de 250 a 270 terminais da Yellow, com entregas para todos os 50 estados. O plano anunciado para carregamentos chegou em segurança nas instalações de suporte da Yellow, na noite anterior as entregas foram catalogadas. “O tempo do lançamento dos carregamentos foi baseado em horários de trânsito.” Yablin diz. “Eles sabem pela hora quando tempo vai levar.”

Sharka atribui o sucesso do projeto em parte aos esforços dos carregadores em comunicar o plano de entrega através da rede da Yellow. “Nós tivemos que ter certeza que todos no sistema entenderam o plano e que todos tinham responsabilidades.”, ele diz. “Esse foi o maior desafio.”

Yellow tomou cuidado especial para ver se nada saía torto com as entregas. Scholastic e Yellow promoveram um especial número de pedágios livres para os motoristas ou consignados para anunciar se eles tivessem alguma entrega emitida. “Não queremos entregas recusadas. Nós não queremos nada voltando para nós.” Yablin explica.

Para o rigoroso lançamento controlado, todos os livros foram empacotados, embrulhados e etiquetados com segurança em mente. Etiquetas, por exemplo, não identificavam os livros, e o embrulho preto opaco dentro de um suporte obscureceu os índices e fez alterações evidentes. Para acrescentar a segurança foi dito aos motoristas que eles estavam carregando apenas material impresso.

Yellow Trasportation, contudo, levou as coisas um pouco mais a diante. O carregador também fixou uma etiqueta especial para os carregadores, que incluem a data de entrega e instruções arrojadas, dizendo aos motoristas para não entregarem antes do tempo. “Em uma rede, entregas feitas antes do tempo é uma coisa boa.” Yablin diz. “Eles tiveram que redisciplinar toda sua força de trabalho para entenderam que isso agora não é bom.”

Potter Global
Contudo, os desafios da logística da Scholastic não foram limitados à arena doméstica. O time da logística de publicação também teve que fazer os carregamentos aéreos dos livres para 29 países estrangeiros coincidirem com o dia do lançamento.

Nos lançamentos anteriores de Harry Potter, Scholastic permitiu que os consignados selecionassem seus próprios expedidores. Mas, às vezes, isso tem causado problemas com a visibilidade dos carregamentos. Então dessa vez, a companhia decidiu usar um único provedor para exportar os carregamentos: a ActivAir, um expedidor localizado no Reino Unido. “Nós dissemos aos nossos clientes exportadores que se eles quiserem o produto terão que usar um único expedidor.” Yablin diz. “Desse jeito nós estaremos aptos para controlar e ajustar o lançamento daqui até o aeroporto estrangeiro.”

Como com os carregamentos terrestres, todos esses carregamentos aéreos movem-se em plataformas. Essas plataformas foram construídas nos estoques e movidas por J.B. Hunt para uma instalação de suporte da ActivAir. Essa instalação de suporte fornece segurança 24 horas por dia, principalmente por policiais de folga alugados para o projeto. Todos os carregamentos são transportados em aviões de grande porte que podem aceitar cargas aéreas em containeres LD7. “Nada foi carregado em aviões com a fuselagem frouxa.”, disse Joe Kronenberger, vice presidente da ActivAir nos EUA. O expedidor também forneceu uma relação de excessos, limites e danos no processo de recebimento para assegurar que os bens chegariam intactos.

Quando isso veio para o inventariado, a meta era ter os carregamentos ilesos na destinação tão perto da data de lançamento o possível. “Scholastic permitiu nos colocar junto ao plano baseado em nossa experiência de entregas em cada país e nossa clareza.” Kronenberger relata. Os carregamentos foram transportados em um total de 17 linhas aéreas e todas as cargas transportadas.

“Meus rapazes fizeram um grande trabalho” Kronenberger disse. “Eu fui capaz de pôr isso nas mãos de meu administrador geral, Kent Gouger, e do diretor de operações de exportação, Andrew Barnes. Autorizando pessoas de vários níveis…. fez disso um sucesso.”

Yablin da mesma forma não fez nada mais do que elogios a seu time e seus carregadores. “Essa é parte da história”, ele diz. “Isso vai ser difícil de esquecer.”